Dans une copropriété de 4, 6 ou 10 unités, la gestion repose souvent sur quelques administrateurs bénévoles. Tant que tout va bien, ça fonctionne. Puis un administrateur déménage, une infiltration survient ou l’assemblée annuelle est reportée, et le syndicat se retrouve en retard sur ses obligations. Voici comment choisir un gestionnaire adapté à une petite copropriété.
Les signes qu’il est temps de déléguer
- Personne ne veut se présenter au conseil d’administration
- Le registre de la copropriété est incomplet ou dispersé
- Les charges communes sont perçues en retard
- Le fonds de prévoyance n’a pas été revu depuis longtemps
- Les travaux sont reportés d’année en année
- L’assemblée annuelle n’a pas été tenue à temps
Ce qu’un gestionnaire peut prendre en charge
- Tenue du registre et conservation des documents
- Préparation du budget et suivi des dépenses
- Perception des charges communes et relances
- Suivi du fonds de prévoyance et du carnet d’entretien
- Préparation des assemblées et rédaction des procès-verbaux
- Entretien des parties communes et coordination des entrepreneurs
- Soutien lors des réclamations d’assurance
Le conseil d’administration reste responsable des décisions du syndicat. Le gestionnaire exécute et prépare l’information.
Les critères pour choisir
Une offre adaptée à la taille
Un petit syndicat n’a pas besoin des services d’un grand immeuble de 200 unités. Recherchez une offre simple, avec des frais proportionnés au budget de la copropriété.
Un interlocuteur accessible
Les copropriétaires doivent savoir à qui s’adresser et obtenir une réponse rapide.
Une connaissance des obligations récentes
Depuis la Loi 16, le carnet d’entretien et l’étude du fonds de prévoyance prennent une place importante. Le gestionnaire doit pouvoir accompagner le syndicat dans ces démarches. Voir notre article sur le fonds de prévoyance et le carnet d’entretien.
Des rapports compréhensibles
État des comptes, charges perçues, dépenses et travaux en cours, présentés clairement au conseil.
Les questions à poser
- Combien de petites copropriétés gérez-vous?
- Quels services sont inclus dans les frais de base?
- Comment sont facturées les assemblées supplémentaires et la gestion de travaux?
- Quel seuil de dépense exige l’accord du conseil?
- Comment les documents seront-ils remis en fin de mandat?
Gestion complète ou partielle?
Beaucoup de petits syndicats commencent par la gestion financière (budget, charges, paiements) et gardent l’entretien. D’autres confient tout. L’important est que le mandat précise clairement qui fait quoi.
Découvrez Kalfa Copro, la gestion de petites copropriétés à Montréal, ou consultez notre article sur le rôle du conseil d’administration et du gestionnaire.
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