Les propriétaires recueillent beaucoup de renseignements personnels : identité, revenus, références, dossiers de crédit. Depuis la Loi 25, la loi québécoise encadre plus strictement leur collecte, leur conservation et leur destruction.
Ne recueillir que le nécessaire
Ne demandez que les renseignements réellement utiles pour évaluer une candidature ou gérer un bail. Le numéro d’assurance sociale, par exemple, n’est pas nécessaire pour louer un logement.
Obtenir le consentement
Informez les candidats de la raison de la collecte et de l’usage prévu. Obtenez un consentement clair, idéalement écrit, avant toute vérification de crédit ou de références.
Protéger les dossiers
- Rangez les documents papier dans un endroit fermé.
- Protégez les fichiers numériques par mot de passe.
- Limitez l’accès aux personnes qui en ont besoin.
- Évitez d’envoyer des pièces d’identité par des moyens non sécurisés.
Détruire ce qui n’est plus utile
Les dossiers des candidats non retenus ne doivent pas être conservés indéfiniment. Détruisez-les de façon sécuritaire une fois qu’ils ne sont plus nécessaires.
Désigner un responsable
Les entreprises doivent désigner une personne responsable de la protection des renseignements personnels. Pour un propriétaire qui exploite son immeuble comme une entreprise, cette exigence s’applique aussi.
En cas d’incident
Un vol ou une perte de renseignements peut entraîner des obligations de déclaration. Prévoyez à l’avance comment réagir.
Kalfa applique ces règles dans la sélection des locataires. Voir aussi notre politique de confidentialité.
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